Как руководителю уехать в отпуск, чтобы работа в компании не остановилась?

Приближается время отпусков, поездок, путешествий. Но часто в это время для руководителей наступает тяжелое время.

Мало того, что сотрудники уходят в отпуск и производительность компании падает, но есть еще большая опасность: что руководитель уйдет в отпуск и работа вообще остановится.

Если Вы владелец компании, у вас есть исполнительный директор и Ваш бизнес организован, то проблем не возникает. А если Вы сами руководите компанией и Ваш бизнес напоминает велосипед (крутишь педали – едет), то тут нужно постараться. Иначе либо Вы будете в отпуске работать, компьютер и телефон станут Вашими надежными друзьями на это время, либо Вы приедете после отпуска в руины и потратите еще несколько месяцев на восстановление работы.

Последние 5 лет я возглавляю крупнейшую на Юге России рекламную компанию, работающую в 5-ти городах России. Несмотря на то, что я лично осуществляю управление текущей деятельностью, я уезжаю из компанией минимум 2 раза в год по 1 месяцу и компания при этом растет и развивается.
Есть несколько простых правил, которые я вывел за это время, надеюсь они будут Вам полезны.

5.jpg

Естественно, все зависит от срока, на который уезжаешь. Чем дольше срок, тем больше дел по организации из нижеперечисленных нужно сделать:

1. Оставить одного заместителя (продуктивного сотрудника, кому доверяете Вы, кому доверяют сотрудники, и кто может заставить других действовать). Заместителем должен быть именно один человек. Он будет принимать решения по различным незначительным вопросам и через него, при необходимости, будут идти сообщения Вам.
Если у Вас в подчинении несколько руководителей и Вы не знаете кого выбрать, выберите самого лояльного Вам.

2. С каждым из ваших непосредственных подчиненных нужно составить программу действий во время Вашего отсутствия, а заместитель будет добиваться, просто чтобы программа была выполнена.
Это должна быть реальная и необходимая программа, составленная как можно подробнее (составляется совместно с соответствующим подчиненным). Если Компания не очень большая или сотрудник не очень опытный, то программа должна включать и его обычные ежедневные задачи. Чем подробнее программа, тем проще будет заместителю ее контролировать.

3. Составить описание как решать те или иные вопросы, на что обращать внимание. Вы прикидываете, с каким ситуациями за период Вашего отсутствия может столкнуться сотрудник и описываете алгоритм действия. Это поможет Вашему заместителю увереннее себя чувствовать и не беспокоить Вас по пустякам.

4. Желательно за 1 день до отъезда уже передать пост заместителю, а самому как раз можно закончить незаконченные дела и посмотреть как действует заместитель.

5. Желательно, чтобы тот, кто станет на пост передал часть дел своему подчиненному или коллеге.

6. Есть закон: «исходящий поток дает входящий поток». Это значит, что для того, чтобы получить входящий поток в виде денег, клиентов, нужно сделать сначала исходящий поток в виде звонков клиентам, встреч, рекламы. Очень важно – за 3 недели до отъезда сделать огромный исходящий поток по клиентам и заранее обеспечить компанию заказами на весь период Вашего отсутствия (и, кстати, описать что еще будет сделано – по каким базам работать, какое продвижение выйдет и прочее, чтобы заранее это все подготовить и обеспечить поток клиентов и после Вашего возвращения).

7. Важно сделать мотивацию на результат тому, кто станет на пост. «Справишься, получишь бонус». Мотивация должна быть реальной, достижимой. Она может быть привязана к доходу или законченным задачам – решать Вам.

8. Если Вы уезжаете надолго, то первые 2-3 дня нужно прозванивать заместителя, так как именно в этот период появляются большинство вопросов. Кроме советов, Ваш звонок важен еще и с точки зрения эмоциональной поддержки заместителя.

Если у Вас введена система финансового планирования и все затраты утверждаются 1 раз в неделю, то я рекомендую оставить утверждение финансовых вопросов за собой.
Если же у Вас финансы утверждаются от случая к случаю, то необходимо описать четкие правила для ответственного – что и как утверждать, и ограничить принятие финансовых решений определенной суммой.

6.jpg

Что нужно предусмотреть, чтобы не приходилось постоянно быть на телефоне во время отсутствия:

1. Описать четкую программу.

2. Описать к кому по какому вопросу обращаться, Составить список контактов, которые могут потребоваться сотрудникам.

3. За 3 дня до отъезда передать все незаконченные дела своим сотрудникам, чтобы вы не были завязаны ни с какими вопросами.

4. Если есть какие-то тянущиеся вопросы, нерешенные, то их нужно обязательно закончить (например, несогласованные финансовые вопросы, несогласованные планы, несогласованные прайс-листы и прочее, что вы должны были утвердить, но не утвердили).

Какие ошибки я допускал:

1. Составлять большие программы и включать дела, которые давно хотели сделать, но не получалось. Без вас они больше не сделают, скорее меньше.

2. Добавлять сложные и непонятные или нечетко описанные задачи – не поймут, не сделают.

3. Оставлять нерешенные вопросы, сложные, не совсем понятные вопросы в надежде, что тот, кто остался сам разберется (не разберется).

И не бойтесь уезжать – по моему опыту команда становится сильнее, когда нет руководителя, самостоятельнее.

 Соучредитель BusinessLife
Мироненко Евгений Николаевич

Комментарии:

Комментариев пока нет.

Написать комментарий:

Оставлять комментарии могут только авторизованные пользователи!
Пожалуйста,